Warum die manuelle Belegerfassung in Bexio so viel Zeit kostet
Bexio ist stark in der Buchhaltung, aber der Weg von der eingehenden Rechnung bis zur erfassten Kreditorenrechnung bleibt oft Handarbeit. Jede Rechnung muss geöffnet, gelesen, dem richtigen Lieferanten zugeordnet und mit Betrag, Datum und MwSt erfasst werden. Bei einigen Dutzend Belegen pro Monat summiert sich das schnell auf mehrere Stunden.
Dazu kommt das Sammelproblem: Rechnungen treffen auf verschiedenen Wegen ein – als E-Mail-Anhang, über Lieferantenportale, als Papier-QR-Rechnung. Ohne festen Eingangskanal gehen Belege unter, werden doppelt erfasst oder erst zum Monatsende nachgetragen. Genau hier setzt die Automatisierung an.
Was "automatische Belegerfassung" konkret bedeutet
Automatische Belegerfassung heisst nicht, dass eine Software unkontrolliert bucht. Sie übernimmt die mechanischen Schritte – Sammeln, Lesen, Vorausfüllen – und legt Ihnen das Ergebnis zur Freigabe vor. Die fachliche Kontrolle bleibt bei Ihnen oder Ihrem Treuhänder.
Moderne Lösungen kombinieren dafür zwei Technologien: klassische OCR (Texterkennung) für die Rohdaten und ein Sprachmodell (KI), das die erkannten Inhalte versteht – also unterscheidet, welcher Betrag das Total ist, welche Nummer die Referenz und welcher Name der Lieferant. Das macht die Erkennung deutlich robuster als reine Mustererkennung.
Schritt für Schritt: Vom E-Mail-Eingang zur gebuchten Kreditorenrechnung
In der Praxis läuft die automatische Erfassung in vier Schritten ab. Einmal eingerichtet, wiederholt sich der Ablauf für jede neue Rechnung von selbst:
- 1. Postfach verbinden: Ein bestehendes Rechnungs-Postfach (z. B. [email protected]) wird per IMAP angebunden. Eingehende Belege werden automatisch eingelesen.
- 2. Erkennen lassen: Aus jedem Beleg werden Lieferant, Betrag, Datum, MwSt und – bei Schweizer Einzahlungsscheinen – die QR-Referenz extrahiert.
- 3. Prüfen und freigeben: Die Vorschläge erscheinen in einer konsolidierten Inbox. Sie kontrollieren, korrigieren bei Bedarf und geben frei.
- 4. An Bexio übergeben: Per Klick wird die Kreditorenrechnung inklusive Original-PDF in Bexio angelegt – fertig zur Zahlung und Verbuchung.
QR-Rechnung, PDF und Foto: Welche Belegtypen funktionieren
Die Schweizer QR-Rechnung ist der Idealfall: Der QR-Code enthält Betrag, Konto und Referenz strukturiert, die Erkennung ist entsprechend präzise. Aber auch klassische PDF-Rechnungen ohne QR-Code lassen sich zuverlässig auslesen, weil die KI den Rechnungsaufbau interpretiert statt nur feste Felder zu suchen.
Papierbelege werden eingescannt oder abfotografiert und als Bild verarbeitet. Für regelmässige Lieferanten lohnt sich trotzdem ein zentrales Postfach, damit deren PDF-Rechnungen ganz ohne Scan-Schritt direkt im System landen.
RolakInvoice und Bexio im Zusammenspiel
RolakInvoice ersetzt Bexio nicht – es übernimmt den Schritt davor. Bexio bleibt Ihr Buchhaltungssystem; RolakInvoice sorgt dafür, dass die Eingangsrechnungen sauber strukturiert und ohne Abtippen dort ankommen. Die Verbindung läuft über die offizielle Bexio-Schnittstelle, die Sie einmalig per Login autorisieren.
Wer keine direkte Bexio-Anbindung möchte, kann die geprüften Daten auch als Export an den Treuhänder weitergeben. So profitieren sowohl Betriebe mit eigenem Bexio als auch solche, die ihre Buchhaltung extern führen lassen.
Datenschutz: Belegdaten nach revidiertem Schweizer DSG verarbeiten
Rechnungen enthalten sensible Geschäftsdaten – Lieferantenbeziehungen, Beträge, teils Personendaten. Orchestrierung, OCR-Vorverarbeitung und Speicherung der Ergebnisse laufen auf Schweizer Hosting-Infrastruktur. Für die KI-Extraktion werden Rechnungsinhalte an Google Gemini (bei Ausfall OpenAI als Fallback) übermittelt; dieser Auslandtransfer ist nach revidiertem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) mit Standardvertragsklauseln abgesichert, die Inhalte werden vertraglich nicht zum Training der Modelle verwendet, und zur Verarbeitung hochgeladene Dokumente werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Welche Daten an welche Empfänger gehen, legt die Datenschutzerklärung transparent offen.
Für Treuhandbüros ist die saubere Mandantentrennung zentral: Jeder Mandant bleibt datentechnisch getrennt, Zugriffe werden protokolliert. Ein Auftragsbearbeitungs-Vertrag (AVV/DPA) ist verfügbar.