Guide

So richten Sie RolakInvoice produktiv ein

Der schnellste Weg zu einer sauberen Einführung ist kein Big Bang, sondern ein klarer Start mit einem Postfach, definierten Prüfschritten und einem eindeutigen Exportziel.

Mit Setup starten Begleitung anfragen

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1. Eingangsquelle festlegen

Wählen Sie zuerst das Postfach oder den Upload-Kanal, über den Rechnungen zuverlässig eintreffen.

Eine zentrale Rechnungsadresse bevorzugen
IMAP/POP3 oder manuellen Upload definieren
Nur echte Lieferantenrechnungen in den Prozess nehmen

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2. Extraktion und Pflichtfelder prüfen

Legen Sie fest, welche Felder vor Export oder Übergabe zwingend vorhanden sein müssen.

Betrag, Datum, Lieferant und Referenz prüfen
MwSt. und QR-Daten bei Bedarf validieren
Unklare Fälle gezielt in die manuelle Prüfung geben

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3. Exportziel definieren

Bestimmen Sie, ob die Daten direkt für Bexio, CSV-Importe oder einen Treuhand-Workflow vorbereitet werden.

Spalten und Format früh festlegen
Testexport mit echten Rechnungen fahren
Freigabeprozess vor Live-Betrieb abstimmen

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4. Mit echtem Volumen starten

Starten Sie nicht mit Sonderfällen, sondern mit wiederkehrenden Rechnungen aus einem stabilen Bereich.

Ein Team oder Postfach als Pilot wählen
Korrekturen dokumentieren
Nach 1 bis 2 Wochen den Umfang ausbauen

FAQ

Mit welchem Bereich sollte ein Team starten?

Am besten mit einem Postfach oder Lieferantenkreis, bei dem regelmässig ähnliche Rechnungen eintreffen. So wird die Einführung messbar und unnötige Komplexität vermieden.

Wann lohnt sich der Bexio-Export?

Sobald Pflichtfelder konsistent erkannt werden und klar ist, welche Daten nachgelagert benötigt werden. Vorher lohnt sich ein CSV-Testlauf zur Validierung.

Braucht es für den Start mehrere Integrationen?

Nein. Produktiver wird die Einführung meist mit einem klaren Eingangskanal und einem Exportziel. Weitere Integrationen folgen danach kontrolliert.