Case Study · Garage
Goran Bogdanovic führt seine Werkstatt mit drei Mechanikern und zwei Lehrlingen, und macht die Buchhaltung selbst. Wie RolakInvoice ihm seinen Tagesablauf zurückgibt.
Die carXpert Garage & Pneuhaus Bogdanovic, von allen nur «GB Garage» genannt, liegt an der Engelhölzlistrasse 9B in 8645 Jona. Geschäftsinhaber Goran Bogdanovic führt die Werkstatt zusammen mit drei Mechanikern und zwei Lehrlingen. Repariert wird, was reinkommt: Service, MFK, Klimaanlagen, Reifen, Karosserie. Markenunabhängig.
Die Garage ist Teil des carXpert-Verbunds, eines Schweizer Netzwerks aus über 350 unabhängigen Multimarken-Werkstätten. Eine bekannte Marke im Hintergrund, aber der Betrieb in Jona ist und bleibt eine Familiengarage: kurze Wege, persönlicher Kontakt, der Chef tagsüber an der Hebebühne und am Abend an der Buchhaltung.
Lieferanten wie ESA, Derendinger und zig kleinere. Alle schickten ihre PDFs an dieselbe Mailadresse. Dazwischen Lieferscheine, Offerten und Bestellbestätigungen. Goran hat täglich aufgeräumt und sortiert, das Excel-Sheet manuell gepflegt und Rechnungen in einer Ordnerstruktur «Offene / Bezahlte Rechnungen \ YYYY-MM» abgelegt.
Eine Buchhalterin gab es früher mal, aber heute macht Goran alles selbst. Pro Tag flossen 1–2 Stunden in Rechnungs-Handarbeit: Mail öffnen, PDF speichern, abtippen, ablegen. Zeit, die ihm in der Werkstatt fehlte.
Es passierte einmal: zu viel Stress, eine Rechnung blieb hängen, eine Mahnung kam zurück. Kein Drama, aber ein klares Signal: das System hatte Lücken, die irgendwann teuer werden würden.
Goran wollte keine zweite Software, in die er sich täglich einloggen muss. RolakInvoice zieht die Anhänge direkt aus seinem Mailpostfach, erkennt die Rechnung und übernimmt Beträge, Lieferant und Fälligkeit. Er sieht alles in seinem gewohnten Mailfluss.
Sein Excel-Sheet war über Jahre gewachsen: perfekt eingerichtet, aber nervig zu pflegen. Statt es zu ersetzen, wird es jetzt automatisch gefüllt. Jede neue Rechnung landet als Zeile drin, mit allen Feldern, die Goran braucht.
Die PDFs werden automatisch in dieselbe «Offene / Bezahlte Rechnungen \ YYYY-MM»-Struktur gelegt, die er manuell aufgebaut hatte. Kein Bruch in der Ablage, keine Migration alter Daten. Der Workflow blieb, nur die Handarbeit fiel weg.
Die Einführung lief ab Februar 2026 als Pilotphase. Goran war einer der ersten produktiven Kunden, und das hat man gespürt. In den ersten Wochen lief der Server dreimal nicht, jedes Mal kam ein Anruf, jedes Mal wurde das innerhalb weniger Stunden geradegezogen. Edge Cases, die in der Theorie nie aufgetaucht wären, kamen bei 200+ Rechnungen pro Monat zuverlässig durch: Handschriftnotizen auf Lieferscheinen, alte Scans mit krummen Bildwinkeln, mehrseitige Rechnungen mit Anhang.
Ein Monat lang wurde getestet, korrigiert, verbessert. Am Ende stand ein System, das den realen Alltag einer Garage abbildet, nicht nur die schönen Beispiel-PDFs aus der Demo.
Aufwand für Goran heute: 30 Minuten bis eine Stunde am Tag, der Rest läuft. Kein Vergleich zu vorher.
Goran schaut morgens kurz drüber, ob die Erkennung passt, korrigiert Einzelfälle und gibt frei. Den Rest übernimmt das System. Das macht 5 bis 10 Stunden Zeitgewinn pro Woche.
RolakInvoice gleicht eingehende Rechnungen semantisch gegen den Bestand ab. Gleiche Rechnungsnummer in anderem Format, leicht abgewandelter Betreff, Re-Send vom Lieferanten: alles wird zuverlässig als Duplikat erkannt. Seit Live-Gang ist keine einzige doppelt erfasste Rechnung durchgerutscht.
Goran hat seine bewährten Tools behalten: Bexio für die Verbuchung, Excel für den Überblick, Ordner pro Monat fürs Archiv. RolakInvoice hängt sich davor, nicht dazwischen.
Das ist am Ende der Punkt: Die zurückgewonnene Stunde am Tag fliesst in Kundengespräche, Werkstattarbeit und Lehrlinge, nicht ins Mailpostfach.
“Wir sind sechs Leute in der Werkstatt, ich mache die Buchhaltung selber. Bei 200+ Rechnungen pro Monat war das vorher täglich 1–2 Stunden Chrampf: Mail, Excel, Ordner. Anfangs lief der Server dreimal nicht, ich hatte schon ein bisschen Stress, aber Jan hat das jedes Mal innert kurzer Zeit hingekriegt. Heute brauche ich noch 30 Minuten am Tag dafür. Die Stunden, die ich gewinne, gehen in die Werkstatt, wo sie hingehören.”
Case Study · Garage
Auch 1–2 Stunden pro Tag in der Buchhaltung sparen?